VERBİS Başvuru ve Bilgi Güncelleme Nasıl Yapılır?
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yürütülen bir envanter toplama sistemidir. Bu sisteme göre şirketler, kurum ve kuruluşlar, müşterilerinin kişisel bilgilerini ne amaçla topladığını ne için kullanacağını ve ne kadar süre bu bilgileri işleyeceğini bildirmek zorundadır. 25 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete ile yürürlüğe giren Kişisel Verileri Koruma Kurul Kararı ile, yenilenen VERBİS başvuru tarihi için son kayıt günleri şöyledir:
• Yıllık çalışan sayısı 50 kişiden fazla ya da yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 30.09.2020 gününe kadar,
• Yıllık çalışan sayısı 50 kişiden az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ya da tüzel kişilerin VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 31.03.2021 gününe kadar,
• Kamu kurum ve kuruluşlarının VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 31.03.2021 gününe kadardır.
VERBİS’e Giriş
VERBİS’e ilk kez kayıt yaptıracak kişi, kurum ve kuruluşların, ilk olarak kurumun internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr üzerinden giriş yapması gerekir. Sitenin ana sayfasında sağ tarafta yer alan menüde VERBİS butonuna tıklanır. Doğrudan https://verbis.kvkk.gov.tr/ linkine tıkladığınızda da aynı sayfaya ulaşabilirsiniz. VERBİS ana sayfası açıldığında, üç bölüm görülür:
• Veri Sorumlusu Yönetici Girişi: Sicile kayıttan hemen önce veri sorumlusunun onaylanması için başvuru formunun doldurularak gönderildiği bölümdür. Kurum tarafından veri sorumlusu olarak onay alındıktan sonra bu bölümden irtibat kişisi atama, var olan parolayı değiştirme, bildirimleri görüntüleme ve sicil kaydının silinmesi işlemleri yapılır.
• Sicile Kayıt: Veri sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanmış kişinin yaptığı girişlerin görüldüğü, veri sorumlusuna ait sicil kaydının tamamlandığı bölümdür.
• Sicil Sorgulama: Veri sorumluları tarafından girilen tüm bilgilerin, kategorik bazda tüm ilgili kişilerce görülebildiği bölümdür.
Veri Sorumlusu Girişi
Ana sayfanın ilk bölümünde veri sorumlusu yönetici girişi satırı yer alır. VERBİS’e ilk girişte gelen sayfada veri sorumlusuna ait “kullanıcı adı” ve “parola” bilgilerinin girilmesi istenir. İlk girişte, veri sorumlusunun kullanıcı adı ve parolası olmadığından, turuncu renkli “Kayıt olun” butonuna tıklamak gerekir. Daha önceden kullanıcı adı ve parola alınmışsa, veri sorumlusu olarak giriş yapılır.
VERBİS’te veri sorumlusu olmak için başvuran kişi, kurum ve kuruluşlar üç ayrı sınıfta incelenir. Bu sınıflar, “Niteliğine göre veri sorumlusunun seçimi ekranı”nda karşınıza çıkar. Sınıflandırmalar şöyledir:
• Yurt içinde yerleşik / tüzel kişi
• Yurt dışında yerleşik / tüzel kişi
• Kamu Kurumu
Yurt İçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi Bilgi Formu
Girişi gerçekleşen bilgiler onaylanır ve “Başarılı” yazan bir ön sayfa açılır. Kişi bilgilerinde güncel olarak yazılması gereken e-mail adresi (şirket uzantılı) ve SMS gönderimi için cep telefon numarası manuel olarak girilir. Veri sorumlusunun adres numarası biliniyorsa “Veri sorumlusunun adres numarası” yazan bölüme yazılır. Adres numarası bilinmiyorsa https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linkinden öğrenebilirsiniz. Veri sorumlusunun varsa Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi girilir.
Tüm bilgiler girildikten sonra sağ alttaki “Kaydet” butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır. Eğer KEP adresi girilmemişse bir sonraki sayfada çıkan “Başvuru formunu görüntüle” butonu tıklanarak pdf formatında çıktı alınır, ıslak imzalı, kaşe ve mühürlü olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığına iletilir. KEP adresi girilmişse, pdf olarak görüntülenen formun konu bölümüne Kurum tarafından iletilen başvuru numarası yazılarak Kurumun KEP adresine (kvkk@hs01.kep.tr veya kvkk.verbis@hs01.kep.tr ) iletmeniz yeterlidir.
Yurt Dışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi Bilgi Formu Düzenleme
• Veri sorumlusu unvanı
• E posta adresi
• Telefon numarası
• Adresi ve ülke
• Veri sorumlusu temsilcisi atamaya ilişkin karar tarihi
• Veri sorumlusu temsilcisi atamaya ilişkin kararın sayısı (varsa)
KVKK Uyum Sürecini Zahmetsizce Tamamlayın
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(KVKK) kapsamında kişisel verilerinizi zahmetsizce koruma altına almak ve VERBİS yükümlülüğünüzü yerine getirmek için KVKK uzmanlarımızdan hemen destek alın!
Veri Sorumlusu Yönetici Girişi ve İrtibat Kişisi Atama
İrtibat Kişisinin Sisteme Girişi
Bildirim işlemleri, 25 adet veri kategorisinin bulunduğu sekme ile başlar. Bu veri kategorilerinin her biri için tek tek bilgi girişi yapılmalıdır. Eğer bu kategorilerin dışında bir veri işlenmesi söz konusu ise “Diğer bilgiler” bölümü tıklanarak kategori manuel yazılır. İşlenecek veri kategorisi kutucuklarındaki tik’ler önemlidir. Bu tik’ler işaretlenerek veri işleme işine başlanabilir. Veri kategorileri seçildikten sonra “Kaydet ve devam et” butonu tıklanır.
İrtibat Kişisinin Sisteme Girişi
Siz de tüm kişisel veri girişlerinizin ilk aşamadan son aşamasına kadar KVKK kapsamı dahilinde ve güven içinde bir organizasyon tarafından yönetilmesini isterseniz, VERBİS kayıt desteği alabilirsiniz.