Verbis Başvuru ve Bilgi Güncelleme-Lundo Data

Paylaş

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

VERBİS Başvuru ve Bilgi Güncelleme Nasıl Yapılır?

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yürütülen bir envanter toplama sistemidir. Bu sisteme göre şirketler, kurum ve kuruluşlar, müşterilerinin kişisel bilgilerini ne amaçla topladığını ne için kullanacağını ve ne kadar süre bu bilgileri işleyeceğini bildirmek zorundadır. 25 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete ile yürürlüğe giren Kişisel Verileri Koruma Kurul Kararı ile, yenilenen VERBİS başvuru tarihi için son kayıt günleri şöyledir:

• Yıllık çalışan sayısı 50 kişiden fazla ya da yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 30.09.2020 gününe kadar,
• Yıllık çalışan sayısı 50 kişiden az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ya da tüzel kişilerin VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 31.03.2021 gününe kadar,
• Kamu kurum ve kuruluşlarının VERBİS yükümlülüğünü yerine getirmeleri için tanınan süre 31.03.2021 gününe kadardır.

VERBİS’e Giriş

VERBİS’e ilk kez kayıt yaptıracak kişi, kurum ve kuruluşların, ilk olarak kurumun internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr üzerinden giriş yapması gerekir. Sitenin ana sayfasında sağ tarafta yer alan menüde VERBİS butonuna tıklanır. Doğrudan https://verbis.kvkk.gov.tr/ linkine tıkladığınızda da aynı sayfaya ulaşabilirsiniz. VERBİS ana sayfası açıldığında, üç bölüm görülür:

• Veri Sorumlusu Yönetici Girişi: Sicile kayıttan hemen önce veri sorumlusunun onaylanması için başvuru formunun doldurularak gönderildiği bölümdür. Kurum tarafından veri sorumlusu olarak onay alındıktan sonra bu bölümden irtibat kişisi atama, var olan parolayı değiştirme, bildirimleri görüntüleme ve sicil kaydının silinmesi işlemleri yapılır.
• Sicile Kayıt: Veri sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanmış kişinin yaptığı girişlerin görüldüğü, veri sorumlusuna ait sicil kaydının tamamlandığı bölümdür.
• Sicil Sorgulama: Veri sorumluları tarafından girilen tüm bilgilerin, kategorik bazda tüm ilgili kişilerce görülebildiği bölümdür.

En altta KVKK’nın 10. Maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Hakkında Usül ve Esaslar Hakkında Tebliğ gereği hazırlanan aydınlatma metnine ve kullanım kılavuzuna ulaşmak için linkler bulunur.
VERBİS Nedir? VERBİS'in Açılımı Nedir? Verbis Başvuru

Veri Sorumlusu Girişi

Ana sayfanın ilk bölümünde veri sorumlusu yönetici girişi satırı yer alır. VERBİS’e ilk girişte gelen sayfada veri sorumlusuna ait “kullanıcı adı” ve “parola” bilgilerinin girilmesi istenir. İlk girişte, veri sorumlusunun kullanıcı adı ve parolası olmadığından, turuncu renkli “Kayıt olun” butonuna tıklamak gerekir. Daha önceden kullanıcı adı ve parola alınmışsa, veri sorumlusu olarak giriş yapılır.
VERBİS’te veri sorumlusu olmak için başvuran kişi, kurum ve kuruluşlar üç ayrı sınıfta incelenir. Bu sınıflar, “Niteliğine göre veri sorumlusunun seçimi ekranı”nda karşınıza çıkar. Sınıflandırmalar şöyledir:

• Yurt içinde yerleşik / tüzel kişi
• Yurt dışında yerleşik / tüzel kişi
• Kamu Kurumu

Veri sorumlusunun durumuna göre bu üç seçenekten bir tanesi tıklanarak devam edilir. Tüm kayıt işlemlerinde, ilgili butonun tıklanması ve burada istenen bilgilerin girilmesi çok önemlidir.

Yurt İçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi Bilgi Formu

Veri sorumlusu, TC kmlik numarası/vergi kimlik numarası bilgilerini, ilgili alana manuel olarak yazar. TC kimlik numarası yazılmışsa, vergi dairesi seçimi yapılmasına gerek yoktur. Verileri giren kişinin robot olup olmadığına dair bir kontrol algoritmasını içeren matematik işlemi yapılır. Cevap yazıldıktan sonra sağ tarafta bulunan “Unvanı / Adı Getir” butonu tıklanarak Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (MERNİS) sisteminden tüm bilgiler çağrılır ve otomatik olarak yerleşir. Tüzel kişiliklerde, “Unvanı / Adı Getir” butonu tıklandığında arka planda Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine bağlanarak tüm bilgiler çağrılır ve bu forma yerleşir.

Girişi gerçekleşen bilgiler onaylanır ve “Başarılı” yazan bir ön sayfa açılır. Kişi bilgilerinde güncel olarak yazılması gereken e-mail adresi (şirket uzantılı) ve SMS gönderimi için cep telefon numarası manuel olarak girilir. Veri sorumlusunun adres numarası biliniyorsa “Veri sorumlusunun adres numarası” yazan bölüme yazılır. Adres numarası bilinmiyorsa https://adres.nvi.gov.tr/VatandasIslemleri/AdresSorgu linkinden öğrenebilirsiniz. Veri sorumlusunun varsa Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi girilir. 

Tüm bilgiler girildikten sonra sağ alttaki “Kaydet” butonuna basılarak kayıt işlemi tamamlanır. Eğer KEP adresi girilmemişse bir sonraki sayfada çıkan “Başvuru formunu görüntüle” butonu tıklanarak pdf formatında çıktı alınır, ıslak imzalı, kaşe ve mühürlü olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığına iletilir. KEP adresi girilmişse, pdf olarak görüntülenen formun konu bölümüne Kurum tarafından iletilen başvuru numarası yazılarak Kurumun KEP adresine (kvkk@hs01.kep.tr veya kvkk.verbis@hs01.kep.tr ) iletmeniz yeterlidir.

Yurt Dışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi Bilgi Formu Düzenleme

Yurt dışında yerleşik olarak bulunan Tüzel/Gerçek Kişiler için açılan bilgi formunda şu bilgiler girilmelidir:

• Veri sorumlusu unvanı
• E posta adresi
• Telefon numarası
• Adresi ve ülke
• Veri sorumlusu temsilcisi atamaya ilişkin karar tarihi
• Veri sorumlusu temsilcisi atamaya ilişkin kararın sayısı (varsa)

Veri sorumlusu temsilcisinin TCKN/VKN alanına, yurt dışındaki veri sorumlusunun Türkiye’de temsilci olarak atadığı gerçek ya da tüzel kişinin bilgileri girilir. Bundan sonraki işlemlerin tamamı, yurt içindeki gerçek ya da tüzel kişilerin bilgi kayıtları ile aynıdır. Form, KEP adresine göre ya ıslak imzalı, mühür ve kaşeli olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığı’na iletilir ya da KEP üzerinden pdf yolu ile e-mail gönderilir. Kurumun e-mail adresleri, vkk@hs01.kep.tr ve kvkk.verbis@hs01.kep.tr şeklindedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığı tarafından gerekli incelemeler yapılır ve başvuru formundaki e posta adresine, kullanıcı adı ve parola adresi gönderilir. Eğer mail sisteminde bir sorun varsa, aynı bilgiler, verilen GSM numarasına SMS olarak gönderilir.

KVKK Uyum Sürecini Zahmetsizce Tamamlayın

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(KVKK) kapsamında kişisel verilerinizi zahmetsizce koruma altına almak ve VERBİS yükümlülüğünüzü yerine getirmek için KVKK uzmanlarımızdan hemen destek alın!

VERBİS KAYIT DESTEĞİ İÇİN HEMEN BAŞVUR

Veri Sorumlusu Yönetici Girişi ve İrtibat Kişisi Atama

VERBİS’e giriş için öncelikle bir veri sorumlusunun tayin edilmesi ve Kurum tarafından teyidinin alınması önem taşır. Kurum, kullanıcı adı ve şifrenin bulunduğu bir e-maili, veri sorumlusu yöneticisine iletir. Kullanıcı adı ve parola ile sisteme giriş yapıldıktan sonra sayfanın sol tarafındaki menüden “irtibat kişisi” linki tıklanır. Gelen ekranda, eğer daha önceden bir irtibat kişisi atanmadıysa, “İrtibat kişisi bulunmamaktadır” bilgisi görülür. Bu bilginin hemen sağ tarafında “İrtibat kişisi ata” linkine tıklanınca açılan “İrtibat kişisi tanımlama” sayfasında, irtibat kişisinin TC kimlik numarası yazılır. Hemen yanındaki butonda, “MERNİS’ten getir” butonuna tıkladığınızda, atamak istediğiniz kişinin tüm bilgileri sayfada görülür ve “Başarılı” ön sayfası çıkar. Ön sayfadaki “Kimlik bilgileri getirilmiştir” yazısının hemen altındaki “Tamam” butonu tıklanır. Tüm bilgiler tekrar kontrol edilir ve “kaydet” butonuna tıklanarak irtibat kişisi kayıt işlemleri tamamlanır.

İrtibat Kişisinin Sisteme Girişi

İrtibat kişisi olarak atanan kullanıcı, VERBİS’in sitesine girdikten sonra “Sicile Kayıt” butonunu tıklayarak açılan ekrandan e-Devlet kapısından girişi yapar. Ayrıca eklemesi gereken iletişim bilgilerini de ekleyerek girişi tamamlar. Açılan sayfada sol taraftaki menüde “Veri sorumlusu” ve “Bildirim” linkleri görülür. Veri sorumlusu temsilcisi, “Bildirim” sekmesine tıklar, bilgilerini gördükten sonra “Devam” butonu tıklanır.

Bildirim işlemleri, 25 adet veri kategorisinin bulunduğu sekme ile başlar. Bu veri kategorilerinin her biri için tek tek bilgi girişi yapılmalıdır. Eğer bu kategorilerin dışında bir veri işlenmesi söz konusu ise “Diğer bilgiler” bölümü tıklanarak kategori manuel yazılır. İşlenecek veri kategorisi kutucuklarındaki tik’ler önemlidir. Bu tik’ler işaretlenerek veri işleme işine başlanabilir. Veri kategorileri seçildikten sonra “Kaydet ve devam et” butonu tıklanır.

Bir sonraki ekran ise irtibat kişisi bildirim/veri alıcı grupları ekranıdır. Eğer ilgili grup yoksa taahhüt metni tıklanarak “Kaydet ve devam et” butonuna basılır. Veri saklama sürelerine ait sayfa açılınca işlenmekte olduğu beyan edilen veri kategorileri için kullanım ya da saklama süreleri işaretlenerek kaydedilir. “Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler” bölümünde yabancı ülkelere veri paylaşımı da var ise bu alanda işaretleme yapılır ya da yok ise taahhüt metninin olduğu kutucuk işaretlenir. Veri güvenliği tedbirleri sayfasında kişisel veri işlenmesi ile ilgili kurumun aldığı tedbirler listeden seçilir kaydedilir. Bütün bölümler tamamlandığı anda bilgi girişi yapılan ekranların bir raporunun olduğu sayfa açılır. Kontrolden hemen sonra “Onayla ve Gönder” butonu tıklanarak tüm bilgiler Kurul’a gönderilmiş olur.

İrtibat Kişisinin Sisteme Girişi

Veri sorumluları, girilen tüm envanteri buradan görebilir ve sorgulayabilir. Açılan “Sicil Sorgulama” ana sayfasında VERBİS’ten görüntüleme yapmak için, ilgili veri sorumlusunun bilgilerini getirecek, veri sorumlusuna ait 5 harfin girilmesi gerekir. Yapılan sorgulama sonucuna göre görüntülenmek istenen sorumlunun unvanı bilgi satırının hemen yan tarafındaki büyütece tıklanarak görülebilir. Bildirim detayları sayfasında eğer tüm bilgiler detaylı olarak incelenmek istenirse bölümlere tek tek tıklanarak inceleme yapılabilir.

Siz de tüm kişisel veri girişlerinizin ilk aşamadan son aşamasına kadar KVKK kapsamı dahilinde ve güven içinde bir organizasyon tarafından yönetilmesini isterseniz, VERBİS kayıt desteği alabilirsiniz.

Daha Fazla Keşfet

güncel haberler

Veri Sorumlusu Avukata 125.000 TL İdari Para Cezası

Ücretsiz Ön Analiz Raporu-KVKK Risk Ölçer
Aşağıda bulunan iki maddeden birisi sizi ilgilendiriyor ise VERBİS’e kayıt olmakla yükümlüsünüz demektir.

Kişisel verileriniz, Aydınlatma Metni kapsamında işlenmektedir. Gönder butonuna basarak Aydınlatma Metnini okuduğunuzu onaylıyorsunuz.

VERBİS Nedir?

VERBİS kayıt desteği için HEMEN başvur!

Kişisel verileriniz, Aydınlatma Metni kapsamında işlenmektedir. Gönder butonuna basarak Aydınlatma Metnini okuduğunuzu onaylıyorsunuz.

İletişim Formu Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10 uncu maddesi ile “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla Lundo Data tarafından hazırlanmıştır.

Lundo Data Şirketi olarak kişisel verileriniz; hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve bir hakkın tesisi hukuki sebeplerine dayalı olarak elektronik ortamda başvuru yoluyla otomatik olarak işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, açık rıza alınması halinde iş ortaklarına, tedarikçilere, 3. kişilere ve talep edilmesi halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir.

Kanunun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca Lundo Data Şirketi’ne yazılı olarak veya info@lundodata.com kurumsal elektronik posta adresine iletebilirsiniz.

Lundo-Data-Popup

Lundo Data İle

Şirketini Korumaya Başla!