VERBİS Nedir? VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
VERBİS nedir? VERBİS açılımı veri sorumluları sicil bilgi sistemidir. Kullanıcıların kişisel bilgileri, tüzel ve gerçek kişiler tarafından kayıt altına alınır. Bu kaydı yapan kişilere veri sorumlusu ismi verilir. Veri sorumluları, veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgilerini kayıt olarak beyan ederler. Bu beyanlar Veri Sorumluları Sicili’ne kaydedilir. Böylelikle gerçek ve tüzel kişilere ait özel bilgilerin tamamı bir kategorizasyon sistemi altında sınıflandırılmış olur. Veri girişlerinde toplanan bilgilerin tamamı, KVKK’ya bağlantılı olarak korunan bir sistem ile saklanır.
Kişisel Bilgiler Neden Önemlidir?
Bilgi iletişimi küresel hale geldikçe kişisel mahremiyetin paylaşılması ve kişisel bilgilerin anonimleştirilmesi sorunu ortaya çıkar. Kullanıcılar, zaman zaman hiç tanımadıkları firmalar tarafından aranarak ya da SMS yoluyla ulaşılarak reklam bombardımanına maruz kalırlar. Bu durum, tüketicinin bilgilerinin, onun izni olmadan paylaşılması anlamına gelir. Bu reklam ve bilgi bombardımanı, tüketicinin özel bilgilerinin anonimleştirilmesi demektir. Kişisel mahremiyetin korunması konusunun kanunlaştırılması, bu sürecin sonucu olarak ortaya çıkar.
Kişisel Verileri Koruma Kanunu, bireylerin özel hayatının da korunması anlamına gelir. Özel hayatın gizliliği ilkesi ile kendi kimlik bilgilerini, mesleğini, banka hesap bilgileri gibi finansal bilgileri paylaşan kullanıcı, bilgilerini verdiği firmalara güvenir. Güvenin kanunlaştırılması ile tüm bilgiler devlet güvencesi altında korunmuş olur. Kişisel Verileri Koruma Kanunu sayesinde bireylerin meslek, telefon numarası, e-mail adresi gibi kişisel ulaşım yolları, dini ve siyasi eğilimlerine kadar tüm verileri gizli tutulur. Gerçek veya tüzel kişiler tarafından gizlenen kullanıcı bilgileri, kullanıcının izni dahilinde üçüncü kişilerle paylaşılır. VERBİS sisteminde veriyi toplayan firmanın hangi verileri topladığının envanterini vermesi ve bu envanter hakkında raporlamalar yapması önemlidir.
Sosyal Medya'da Paylaşılan Kişisel Veriler
Sosyal medya mecralarında kişinin kendisi tarafından halka açık olarak paylaşılan bilgilerin tamamı, kullanıcının inisiyatifi ile paylaşıldığı için anonimdir.
VERBİS tarafından envanter haline getirilen bilgiler de firmaların kullandıkları veri alışverişinin kategorizasyonunun sağlanması amacını taşır. Firma, VERBİS’e verdiği bilgilerde kullanıcıların hangi bilgilerini kaydettiğini, bu bilgilerle ne yapacağını ve kimlerle paylaşabileceğini açıklamak zorundadır. Kişisel bilgilerin VERBİS envanteri dışında paylaşılması, yine Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na karşı gelinmiş bir hareket olacağından, hukuki süreç gerektirir. VERBİS’in asıl amacı, firmaların paylaştıkları bilgileri kontrol etmektir. Bilgi alışverişinde oluşabilecek bir sızıntıda VERBİS, firmanın süreç akışındaki aksaklıkları inceleyerek gerekli kararı vermek üzere oluşturulmuş bir kurumdur.
VERBİS Nedir? VERBİS Ne İşe Yarar?
VERBİS nedir? VERBİS, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin hangi bilgileri biriktirdiğini kategorik olarak aktardığı bir sistemdir. Veri işleme sistemleri, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na bağlantılı olarak yapılır. VERBİS giriş sistemi 30.12.2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak 01.01.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Resmî Gazete aracılığı ile yayımlandıktan sonra kanun hükmünde kararname olarak kabul görmeye başlar. Verileri topayan kurum veya kuruluşun hangi bilgileri kaydettiğini ve kullandığını, verilerin kategorizasyonu, kuruluşun veri envanterlerinin belirlenmesi, bireylerin hangi güvenlik önlemlerine sahip olduğunu bilmesi açısından kayıt tutulması önemlidir. Herhangi bir data sızıntısı durumunda, KVKK envantere bakarak bilginin nereden sızdığını denetler.
VERBİS Kayıt
VERBİS’e yalnızca internet üzerinden kayıt yapılır. Sicil işlemlerinin tamamı da aynı şekilde yürütülür. Kayıt olmak için https://verbis.kvkk.gov.tr/ linki kullanılır. Siteye girildiğinde üç giriş yöntemi görülür. Bu girişler şöyledir:
• Veri Sorumlusu Yönetici Girişi: Sicile kayıttan önce veri sorumlusunun atanacağı ve kurum tarafından onaylandıktan sonra parola değiştirme, irtibat kişisi atama, bildirimleri görüntüleme ve sicil kaydını silme gibi işlemleri yapacağı bölümdür.
• Sicile Kayıt: Sorumlu tarafından atanmış irtibat kişisinin sicil kaydının tamamlanabileceği bölümdür.
• Sicil Sorgulama: Bu bölüm, veri sorumlularınca sicile kayıt yükümlülüğü dahilinde VERBİS’e girmiş oldukları bilgilerin kategorik olarak herkes tarafından görüntülenebileceği bölümdür.
Bu seçeneklerden en üstteki, yani veri sorumlusu yönetici girişi seçildiği zaman üç seçenek karşınıza çıkacaktır. Bu seçenekler şöyledir:
• Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi: Türkiye’de bulunan yerleşik gerçek veya tüzel kişiyseniz VERBİS’e kayıt olmak için bu butonu tıklayarak açılan formu doldurmanız gerekir.
• Yurt Dışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi: Türkiye dışında bulunan veri sorumlusu adına işlem yapacak kişilerin, veri sorumlusu temsilcisi olarak, bu butonu tıklamaları ve açılacak formu doldurmaları gerekir.
• Kamu Kurum ve Kuruluşları: Kamu kurumları, bu butonu tıklayarak ilgili formu doldurmalıdır.
VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
KVKK’nın internet sitesine girerek VERBİS’e ulaşabilir ya da https://verbis.kvkk.gov.tr/ internet sitesinden doğrudan sisteme girebilirsiniz. İlk adım, veri sorumlusu yöneticisini belirlemektir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirler. Sistemin kurulumu ve yönetiminden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi temsil eder. Tüzel kişiler, verilerin işlenmesi ile ilgili olarak kendileri veri sorumlusu olurlar. Hukuki sorumluluk da tüzel kişinin kendisinde doğar. Kamu hukuku tüzel kişiler ve özel hukuk tüzel kişiler bakımından farklılık gözetilmez. Sorumludan beklenen, işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” gerçekleştirileceği sorularını cevaplamasıdır.
Veri Sorumlusu Yurtdışında İse?
Yurt dışında gerçek / tüzel kişi olan veri sorumlusunun temsilcisi iseniz, ilgili butonu tıklayarak formu doldurabilirsiniz. Bu noktada veri sorumlusunun, temsilci atamasını resmi kanallarla yapması gerekir. Temsilcinin, Türkiye’de yerleşik olan bir tüzel kişi ya da Türk vatandaşı bir gerçek kişi olması zorunludur. Yurt dışındaki tüzel kişiliğin sorumluları, veri sorumlusu temsilcisi olarak atadıkları kişiye dair aldıkları kararın tasdikli bir örneğini kuruma iletmelidir.
Kamu kurum ve kuruluşlarının formları da benzer şekilde doldurulmalıdır.
Söz konusu formu doldurduktan sonra ıslak imza ve kaşeli olarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı’na göndermeniz gerekir. Başvurudan sonra başvuru kontrol butonunu tıklayarak durumunuzu öğrenebilirsiniz.
VERBİS kayıt desteği için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.
VERBİS Kayıtlarında Hangi Bilgiler İstenir?
• Veri sorumlusunun vergi no ve adres bilgileri
• Yurt dışı firmasıysa atanan veri sorumlusu temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri
• Verileri saklanan kullanıcıların ait olduğu gruplar ve kullanıcıya ait veri kategorizasyonu ile ilgili açıklamalar
• Kullanıcının kişisel verilerinin neden işlendiği (işlenme amacı)
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcılar ve / veya alıcı grupları
• Başka ülkelere aktarılabilecek ya da aktarılması muhtemel kişisel veri bilgileri
• Kişisel veri güvenliğini sağlamak için firmanın almış olduğu tedbirler
• Kişisel veri işlenirken geçirilen en fazla süre
Kişisel Veriler Hangi Amaçla İşleniyor?
KVKK Uyum Sürecini Zahmetsizce Tamamlayın
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(KVKK) kapsamında kişisel verilerinizi zahmetsizce koruma altına almak ve VERBİS yükümlülüğünüzü yerine getirmek için KVKK uzmanlarımızdan hemen destek alın!
